Integritetspolicy

Senast uppdaterad: [datum]

Den här policyn förklarar vilka personuppgifter Fristia behandlar, varför, hur länge och vilka rättigheter du har. Vi försöker skriva begripligt och undviker onödig juridik.

1. Vem vi är

Fristia drivs av [bolagsnamn], organisationsnummer [org.nr], [adress]. Du når oss på [email protected].

2. Två olika roller

Vår roll beror på vems uppgifter det gäller:

• Webbplatsen och inloggningen. När du besöker fristia.se, mejlar oss eller har ett konto i Fristia är vi personuppgiftsansvariga för dina uppgifter.
• Innehållet som kunden laddar upp. Hyresavtal och uppgifter om hyresgäster och kontaktpersoner som ett fastighetsbolag lägger in i tjänsten tillhör fastighetsbolaget, som är personuppgiftsansvarig. Fristia är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna bara på kundens instruktioner enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Är du hyresgäst eller kontaktperson hos en hyresgäst och vill veta vad som finns om dig i ett avtal ska du vända dig till fastighetsägaren. Vi hjälper gärna till att vidarebefordra din förfrågan.

3. Vilka uppgifter vi behandlar

På webbplatsen

• Inga kakor, ingen analys och ingen annonsspårning.
• Vår leverantör Cloudflare hanterar tekniska uppgifter som IP-adress när sidan levereras och skyddas mot missbruk.
• Om du mejlar oss behandlar vi din e-postadress och det du skriver.

I tjänsten (konto och användning)

• Namn, e-postadress och roll för varje användare som kunden bjuder in.
• Inloggning: vi sparar bara en avidentifierad kontrollsumma (hash) av inloggningslänken och sessionen, aldrig själva länken. Länken gäller i 15 minuter och en inloggning varar i 30 dagar.
• Uppgift om vem som har gjort vad i tjänsten, till exempel vem som laddat upp eller godkänt ett avtal.
• Användningsloggar för AI (tidpunkt, modell och mängd text), som används för kostnadskontroll och felsökning.

I tjänsten (kundens innehåll)

• Uppladdade hyresavtal som PDF.
• Uppgifter som läses ut ur avtalen: hyresgästens namn och organisationsnummer, kontaktperson och e-postadress, lokal, hyra, avtalstid, uppsägnings- och indexvillkor, tillägg och avgifter.
• Frågor som användare ställer om avtal, och svaren med källhänvisning.
• Påminnelseinställningar och en logg över skickade påminnelser.

4. Varför vi behandlar uppgifterna och på vilken grund

Vi använder inte uppgifterna för marknadsföring och vi säljer dem aldrig.

5. AI och automatiserade beslut

Fristia använder AI för att läsa avtal och besvara frågor. AI:n föreslår, och en människa hos kunden granskar och godkänner innan något sparas. Vi fattar inga beslut om enskilda personer som bygger enbart på automatiserad behandling och som får rättsliga följder för dem. Svar från AI:n är stöd och ersätter inte juridisk rådgivning.

Den AI som läser avtalen tillhandahålls av Anthropic. Avtalets text skickas till Anthropic för behandling och behandlingen sker i USA. [Verifiera mot Anthropics aktuella villkor för kommersiell API-användning och skriv in att innehåll som skickas in inte används för att träna modeller.]

6. Vilka vi delar uppgifter med

Vi anlitar underbiträden för att kunna leverera tjänsten. De får bara behandla uppgifterna för vår räkning.

[Fyll i ändringar av listan och datum. Kunder ska underrättas innan underbiträden byts ut.]

7. Överföring utanför EU/EES

Den AI-behandling som Anthropic utför sker i USA, och Cloudflare och Resend har verksamhet där. Överföringen sker med stöd av [EU–US Data Privacy Framework och/eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Verifiera och ange vilket som gäller för respektive leverantör.]

8. Hur länge vi sparar uppgifterna

• Kundens innehåll: tills kunden tar bort det. När ett avtal tas bort raderas PDF:en, de utlästa uppgifterna, händelser, tillägg samt frågor och svar om avtalet.
• Konto: så länge kunden har ett avtal med oss, och därefter [antal] dagar.
• Inloggningslänkar: 15 minuter. Sessioner: 30 dagar.
• Säkerhetskopior: databasens återställningshistorik sparas i [7 dagar på gratisplan / 30 dagar på betalplan: ange den plan som gäller], varefter borttagna uppgifter försvinner även därifrån.
• E-post till oss: [antal] månader efter att ärendet avslutats.

9. Dina rättigheter

Du har rätt att:

• få veta vilka uppgifter vi har om dig och få en kopia (registerutdrag),
• få felaktiga uppgifter rättade,
• begära radering, begränsning eller göra invändning mot en behandling som bygger på berättigat intresse,
• få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format (dataportabilitet) när behandlingen bygger på avtal.

Mejla [email protected]. Vi svarar inom en månad. Du har också rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

10. Säkerhet

• All trafik är krypterad (HTTPS).
• Varje organisations data hålls åtskild från andra organisationers.
• Inloggning sker med engångslänk i stället för lösenord. Länken och sessionen sparas bara som kontrollsumma.
• Åtkomst styrs av roller (Ägare, Förvaltare, Ekonomi).

Ingen tjänst är helt riskfri. Om en personuppgiftsincident inträffar underrättar vi berörda kunder utan onödigt dröjsmål och senast inom 48 timmar, så att de hinner göra sin egen anmälan.

11. Kakor

Webbplatsen fristia.se använder inga kakor. Inloggad i appen sätter vi en enda kaka, fristia_session, som håller dig inloggad. Den är nödvändig för tjänsten, kan inte läsas av skript på sidan, skickas bara över krypterad anslutning och gäller i 30 dagar. Eftersom den är nödvändig krävs inget samtycke.

12. Ändringar

Vi uppdaterar policyn när tjänsten eller reglerna ändras. Datumet överst visar senaste version. Vid väsentliga ändringar informerar vi kunderna.